Pressetips

Før stevnet

1. Oppdater nettsiden og de sosiale mediene deres. Legg til rette for at startlister og resultatlister er lett å finne gjennom egne menyvalg eller lenker. Utpek en egen pressenansvarlig og legg ut kontaktinformasjon til vedkommende i god tid.
2. Informer lokale medier om stevnetype, gren og dato (kan gjøres tidlig). Send en mail til redaksjonen en uke før og følg opp med en telefon to-tre dager før stevnet. Om mulig, sørg for å få en kontaktperson. Mange redaksjoner bruker frilansere til å dekke sportsstevner.
3. Lag en kort, men informativ, pressemelding. (Hva – Hvor – Hvem – Når?) Ta med de viktigste klassene og tidspunktene. Nevn spesielle ryttere. I dagens medieverden er personifiseringen viktigst. Tenk på hva som er spesielt for akkurat dette stevnet. (Hvorfor – Hvordan?)
4. Legg til rette for forhåndsomtale, og tenk bilder: Dugnadsgjengen i arbeid, hestene begynner å komme på plass. Få de lokale håpene til å stille opp. Send bildene til redaksjonen. Klargjør at bildene er til fri publisering uten vederlag.
5. Informer nøkkelpersonell dersom journalister melder sin ankomst.
6. Lag en plan for hvem som skal uttale seg dersom en krisesituasjon skulle oppstå (alvorlig ulykke, dopingmistanke, utilbørlig oppførsel av en utøver osv). Gi ikke mer informasjon enn du har dekning for, men vær tilgjengelig, åpen og ærlig.

Under stevnet

1. Lag en pressemappe som inneholder praktisk informasjon, stikkord og nøkkeltall for stevnet. Legg ut et oppdatert tidsprogram for hver stevnedag, viktig for journalistens planlegging. Informer om forsinkelser!
2. Lag QR-kode for bruk av smarttelefoner og lesebrett med direkte henvisning til start- og resultatlister, og heng opp koden på strategiske steder. Trådløst nettverk på hele stevnearenaen er en forutsetning for at journalister og fotografer har gode arbeidsforhold. Ikke spar på båndbredden.
3. Hjelp til slik at fotografene får plassere seg på et sted der de får gode arbeidsforhold = mulighet for gode bilder. Banebyggeren er en god alliert her.
4. Sørg for å ha oppdaterte startlister og resultatlister tilgjengelig. Marker lokale håp, hjelp journalisten til å lage en god sak.
5. Ikke ta det som en selvfølge at journalisten kan alt om ryttersporten. Gi den innføringen de trenger for å lage en god reportasje. F.eks. kan banebygger eller en rytter gå banen sammen med journalistene og forklare underveis, stevnelederen kan gi en kort innføring i hva grenen går ut på, dressurdommeren kan forklare hva som vektlegges når karakterene skal settes.
6. Bare de største stevnene har et eget pressesenter, men pressefolk setter pris på et bord å jobbe ved der de også kan få ladestrøm til PC og batterier til kamera. Enkel bevertning bør tilrettelegges. Presseansvarlig må være aktiv og oppsøkende, og hjelpe til slik at media får møte ryttere og andre aktuelle personer mens de er på stevneplassen.
7. Send en kortfattet pressemelding med de mest interessante resultatene til lokale medier, gjerne også pressebyråene NTB og ANB. Ikke bruk vedlegg, send som vanlig mail. Ta med en lenke til de komplette resultatlistene. NRYF kan hjelpe med å sende ut dette hvis ønskelig.

Etter stevnet

1. Ved mesterskap eller internasjonale stevner er det vanlig å ha en pressekonferanse direkte etter hovedklassens slutt med de tre beste, evt. pluss den beste lokale rytteren. Presseansvarlig innleder. De fleste journalister vil uansett snakke med “sin” rytter i etterkant for å få sin egen vinkling på saken.
2. Send ut en oppsummerende pressemelding til de samme mediene som tidligere. Lag en kort innledning som kan brukes som en selvstendig notis, det øker sjansene til å få saken på. I helgene konkurrerer ryttersporten med mange andre idretter. Mange aviser har egne ungdomssider på faste dager i uken, som kan gi bra spalteplass. Bruk den muligheten.
3. Prioriter å få ut resultatene på nettsiden. Legg også ut pressemeldingene. Link gjerne til omtale av stevnet i media i etterkant.
4. Send en “Takk for nå” mail til sportsredaksjonene som har hatt omtale av stevnet. Personlig kontakt er viktig, og journalister synes også det er hyggelig med tilbakemeldinger.
5. Lag en egen mappe med presseklipp. Ta med en oversikt over hvor mye tid dere har hatt i lokal TV, radio, og hvilke journalister som var fysisk tilstede under stevnet.
6. Vær alltid serviceinnstilt, positiv og imøtekommende i møte med media. Gi ikke opp om journalisten ikke kommer første gang.