Sponsortips

Nyttige tips og gode råd fra Heidi Skar:

Resultater = Mediedekning = Rekruttering = Satsing = Sponsorer

T ogether
E veryone
A chieves
M ore

1   Langsiktig tankegang og god planlegging
2   God og profesjonell arrangementskomité
3   Et styremedlem med i komitéen
4   Rett ressursperson på rett plass
5   Lær av tidligere erfaringer, gode som dårlige
6   Tenk positivt
7   Tenk nytt
8   Se til de større arrangementene
9   Søk ekstern hjelp om nødvendig
10 Det må satses for å vinnes, også på arrangementsfronten

All sponsing er avhengig av gode resultater og god profilering. De gangene norsk ryttersport får sendetid på riksdekkende tv, må arrangørene selv bekoste produksjon og gjøre avtale om sendetid. Dette gjelder for de største internasjonale arrangementene. (Unntaket er selvfølgelig resultater av nyhetsverdi.)

Nasjonale stevner / arrangementer
Gjør fremstøt mot lokale medier, inklusive lokal-tv.
Vinkling: Legg frem en case, en story i tillegg til det sportslige.
Troverdighet, kunnskap og saklighet viktig, unngå usannheter og negativ sladder.
 

Sponsorarbeid i teori og praksis
Hvem skal gjøre fremstøtet?
Hvordan rekruttere nye sponsorer til sporten?
Tenk gjennom hvorfor bedriften skal sponse og profilere sine produkter
Hvordan lage en bro mellom bedriftens verdier og verdiene til ryttersporten?
 

Presisere målgruppen
Hvordan behandle sponsorene med den respekt og takknemlighet de fortjener?
God profilering av sponsorene / hvordan gjøre sponsorene fornøyd?
Er mediedekningen god nok? (Se mer under Pressetips under Presse)
Definere underholdningsverdien gjennom utøvere og arrangementer.
Kan utøvernes innsats på banen være idealer internt i bedriften?
Hvordan gi sponsoren det lille ekstra som ikke nødvendigvis er nedfelt i kontrakten.
Sponsoransvarliges samarbeid med resten av organisasjonen.
 

Tenk langsiktig – tenk rollebytte
Se på alt sponsorarbeid som en ”investering” i sportens beste for fremtiden.
Hvordan ser DU som en potensiell sponsor på en henvendelse fra hestesporten?
Dette er helt avgjørende for en sponsoravtale.
 

Budskap
Vi må være mer kreative enn de fleste som prøver å nå frem hos en potensiell sponsor, også i forhold til mediene. Vi må ha et budskap som pirrer nysgjerrigheten.
Fengende nytenking, kreativitet.
Hestesport er underholdning, GOD underholdning.
Ikke se begrensningene, men oppsøk mulighetene, dog innenfor rimelighetens grenser i forhold til arrangementets størrelse og omfang.
 

Organisasjonskomitè          
Kollektivisering av kunnskap, husk rette ressurspersonene på rett plass.
Fagkunnskapen fra de med erfaring sammen med nytenkende personer.
La gruppelederne i de forskjellige departementene få arbeidsro.
La gruppelederne håndplukke og administrere sine hjelpere.
Samarbeid mellom sponsoransvarlig og sekretariat, banebygger, presse- og
økonomiansvarlig, speaker og seremonimester.
Sponsoransvarlig person
Mulighet for flere selgere.
EN person må være ansvarlig og samtidig kontaktpersonen som koordinerer avtaler
og har hovedansvaret for å innhente reklamemateriell.
 

Troverdighet
Kunnskap om sporten og sportens underholdningsverdi.
Gode selgere uten å være plagsomt påtrengende.
Fremstøt mot en potensiell sponsor
Personlig kontakt er viktig. Ring, følg opp med mail og ring igjen.
En mail eller et brev alene når neppe frem.
Avtal et møte. Vær forberedt, engasjert, entusiastisk og ydmyk.

Tidspunkt
September/oktober året før begivenheten. Budsjettene settes i oktober-november.
Dato, sted og stevnekategori må være bestemt.
Kontakt med lokale medier må være gjort, eventuelt en avtale med lokal- tv.
Dette kan være avgjørende for et sponsorat fordi sponsorene tenker synliggjøring
 

Presentasjon/tilbud profilering
Presentasjonsvideo, bilder fra tidligere arrangement
Inngangsportal med sponsorlogoer
Hovedsponsorers logo på vegg pressesenter
Klassesponsor, navn på klasse
Logo klassesponsor på æresdekken
Programblad Hovedsponsorenes logo på forsiden
Tilby hovedsponsorens annonse på baksiden, som også kan være autografside
Reklamehinder
Arenareklame
Husk: Sted for TV- opptak må avklares i forhold til arenareklame
Logo på billett, evt. adgangsarmbånd etc.
Logo på bekledning
Presenter synligheten både i forhold til tv-opptak og publikum
Logo med link på klubbens nettside
Stand, utstilling
VIP-telt for sponsorer med enkel bevertning. Kan være enkelt, men betyr mye for en
sponsor. Det kan også resultere i flere og større sponsorater senere.
Show/clinic/showklasse
Presenter et kostnadstilbud per enhet.
Tilby pakkeløsning som gir automatisk rabatt, og dere kan få mer ut av en sponsor.
En sponsor må få mye igjen for sitt økonomiske bidrag. Næringslivet er ofte
oppdatert /involvert i andre og mer profilerte idretter.
 

Skill på hovedsponsor og mindre sponsorater. Langsiktig mål er større og flere
sponsorater
Unngå sponsorer som betyr direkte konkurranse, f.eks to fórleverandører.
Akseptabelt med to av samme slag dersom de vet om hverandre og godtar det.
 

Skriftlige avtaler/langtidsavtaler
Skriftlige avtaler. Dette gir trygghet for sponsor og arrangør.
Langsiktige avtaler med et prøveår. Ikke på fast beløp, ting kan forandre seg.
Praktiske oppsett, system
Word: Navn og adresseliste, beløp (husk moms), telefon, kontaktperson,
mailadresse, hva skal sponsor ha. Benyttes som grunnlag for fakturering.
Excel: Oversikt, summer og totalsummer, sum arenameter, standsoversikt.
Benyttes for underbilag regnskap.

Fakturering/velkomstbrev/billetter
Send faktura i god tid før stevnet med betalingsfrist før stevnet.
Send samtidig ut velkomstbrev til sponsorene med inngangsbilletter/VIP-billetter.
Selv om det er gratis inngang, er dette en fin gest overfor sponsoren.
Viktig: Ethvert sponsorbidrag som betyr gjenytelse i form av reklame eller salg på s tevneplassen er momsbelagt og faktureres som stevnesponsing. Gave i form av stevnestøtte/et mindre beløp fra privatpersoner er ikke momsbelagt og faktureres som stevnestøtte.
 

Innhenting av reklamemateriell
Annonser innhentes på mail. Purr i god tid i forhold til trykking av program.
Reklameseil tilsendes /leveres stevneplass. God størrelse på bokstaver,
fargekontraster er viktig.
Hinder til stevneplass. Reklamehinder kan lages/bestilles, men et ”brukt” hinder kan
også males opp i sponsorens hovedfarge. Påføres stickers/ firmalogo med store
bokstaver.
Reklamemateriell/profileringsmateriell bekostes av sponsor.
 

Sponsorpleie under stevnet
Sørg for at noen tar imot representantene for sponsorene når de ankommer
stevneplassen.
Speaker må også drilles på å nevne sponsorens navn flere ganger under stevnet /
klassesponsorene i respektive klasser, gjerne med en kort presentasjonstekst som
lages i samarbeid med sponsoren.
Sponsordekken legges på vinnerhesten før ekvipasjene kommer inn til
premieutdeling.
Representant for sponsor deler ut premier i klassen. Firmanavn og representant for
sponsor skal opplyses fra speaker.
Sponsorens hinder (innfang) på seremoniplass.
Ta bilder av vinneren sammen med hinder/representant for sponsor.
 

Sponsorpleie etter stevnet/oppfølging
Dette er den viktigste jobben!
Takkebrev/mail sammen med foto relatert sponsorat.
Dvd fra tv-sending sammen med seertall.
Mail ut linker fra omtale i mediene.
Referer ca antall utøvere og besøkende.
Evaluer sammen med sponsoren.
Profiler neste års arrangement.
Oppdater klubbens nettside.
Julehilsen med fotokollasje.
 

Ingen blir gode alene, teamwork gjelder. Jobb mot de samme målene og i samme retning. Det er viktig med realistiske delmål, veien til suksess er alltid under bygging!

Heidi Skar